Nos dias 23 e 24 de abril,
os funcionários dos setores administrativos do Entreposto Terminal São
Paulo estiveram reunidos no Auditório Nelson Loda para conhecerem o
projeto de implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
O
presidente Johnni Hunter Nogueira abriu o encontro destacando que o
desenvolvimento desse projeto é um marco histórico para a Companhia,
pois a ferramenta vem para facilitar e otimizar as atividades trazendo
muitos benefícios para a empresa.
Também parabenizou a equipe que tem se dedicado para a implantação do
projeto e reforçou sobre a importância da colaboração de todos os
funcionários para que o objetivo seja alcançado.
Na
sequência, Eduardo Esposito, gerente do Departamento de Tecnologia e
Informação (DETIN) e da Comissão de implantação da GED realizou um breve
momento de descontração entre os presentes e falou sucintamente sobre os
quatro projetos que estão sendo desenvolvidos, simultaneamente, por seu
departamento: a implantação do hollerith eletrônico, que em breve estará
disponibilizado para toda a Companhia, o sistema de Rateio dos
permissionários, o SAAGRA, voltado exclusivamente para a área de
armazenagem e enfim, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
A
Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à criação, recebimento, manuseio,
tramitação, guarda e descarte de documentos, bem como a racionalização e
eficiência dos arquivos.
Na
prática, é sair da era do papel e entrar na era digital, também no
ambiente de trabalho.Há várias ferramentas disponíveis no mercado para
se fazer a gestão eletrônica de documentos e a CEAGESP escolheu o
Sistema Eletrônico de Informações (SEI). O
SEI foi criado pelo TRF4 e é disponibilizado gratuitamente para a
administração pública. É uma ferramenta inovadora, intuitiva e de fácil
manuseio, que contribui para a economia do dinheiro público,
transparência administrativa e compartilhamento do conhecimento.
Ao
longo da apresentação, foram exibidos pequenos vídeos com a experiência
de outros órgãos públicos que já trabalham com o SEI e que são
reconhecidos como casos de sucesso, como a Prefeitura de São Paulo e o
Ministério do Turismo.
No
vídeo realizado pela PMSP, colaboradores compartilham suas experiências
entre antes e depois da implantação da ferramenta digital e deixam um
recado aos novos e futuros usuários:não ter medo da inovação pois o SEI contribui com facilidade e rapidez para o desempenho das atividades.
Já os funcionários do Ministério do Turismo transformaram o depoimento em uma divertida paródia da música Louras Geladas da banda ícone dos anos 80, RPM, tendo o conhecido refrão“Agora eu sei / Passei por cada papel” transformado em “Agora eu SEI / não uso mais papel”.
Por
detrás do sucesso de uma ferramenta digital, há o empenho das pessoas
em aprender a usá-la e a compartilhar o conhecimento adquirido e a
Companhia conta com a colaboração de todos para que adotem o sistema,
sejam multiplicadores, ajudem os colegas, enfrentem e contornem as
resistências, e que juntos, façam as correções necessárias durante o
processo e façam o seu melhor.
Esposito
também apresentou as etapas do processo que são: iniciação,
planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento e explicou
que no momento, a empresa está na fase da iniciação, quando todas as
informações prévias estão sendo transmitidas e a liberação de acesso ao
sistema do TRF, ansiosamente aguardada.
E
para finalizar, ressaltou novamente que o sucesso da GED só será
possível com a união dos funcionários para que toda resistência seja
vencida. Dessa forma, haverá maior engajamento, respeito,
comprometimento, acesso à informação, e a garantia de uma administração
limpa, rápida, transparente e moderna.
Na internet, estão disponíveis cursos gratuitos sobre o SEI. Basta acessar os links abaixo:
Para
dúvidas, informações e sugestões, entre em contato com a equipe de
implantação do projeto GED que está a postos pronta para atender.
equipe.ged@ceagesp.gov.br
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