Nos dias 23 e 24 de abril, às 14h, será apresentado para os
funcionários do Entreposto Terminal São Paulo (ETSP), o projeto de
implantação da gestão eletrônica de documentos com a utilização da
ferramenta SEI - “Sistema Eletrônico de Informações”, que em breve,
começará a ser implantado na Companhia.
Em março deste ano, o
presidente da CEAGESP solicitou ao TRF4, via ofício eletrônico, a
liberação de uso do SEI. Com a licença autorizada, a ferramenta será
instalada nos computadores do Departamento de Tecnologia da Informação
(DETIN) e a equipe será treinada para a implantação, soluções de
problemas, complementar a escrituração do projeto e estimar um
cronograma para implantação por etapas.
Na manhã desta
quinta-feira, 19, o gerente do Departamento de Tecnologia e Informação
(DETIN) Eduardo Esposito e membros da equipe de implantação do GED,
foram recebidos por André Tomiatto de Oliveira, coordenador de Gestão e
Tecnologia da Informação e Comunicação da Prefeitura de São Paulo.
Na
ocasião, André e sua equipe compartilharam com os representantes da
CEAGESP parte da experiência vivida desde a escolha do sistema até a
implantação do projeto, que envolveu um trabalho contínuo de comunicação
para sensibilização e conscientização dos funcionários da PMSP,
capacitação adequada para o uso do SEI, digitalização dos processos
existentes e criação de novos documentos já no ambiente virtual, dando
início a um novo modo de trabalho.
O Sistema Eletrônico de
Informações da Prefeitura de São Paulo é considerado um caso de sucesso.
Criado em 2014, sua implantação foi idealizada para facilitar e
otimizar o trabalho de aproximadamente 130 mil funcionários. Até o
presente momento, já foram digitalizados 430 mil processos e
considerando todos os órgãos e secretarias já envolvidos no projeto, 75%
do processo já está concluído. A meta de 100% está prevista para ser
alcançada em setembro deste ano.
Embora seja uma ferramenta
totalmente digital, o principal fator de sucesso são as pessoas, pois
serão elas as protagonistas. Sem o capital humano, o sistema não existe.
Daí a importância da quebra de paradigmas, pois embora a tecnologia
possa amedrontar no início, ela foi criada para facilitar a vida em
todos os aspectos.
Na CEAGESP, todos os possíveis riscos do
projeto estão sendo gerenciados, principalmente os efeitos causados pela
falta de informação. Diante disso, um trabalho paralelo está sendo
realizado em conjunto com a equipe da Coordenadoria de Comunicação e
Marketing (CODCO). Campanhas para a adesão dos funcionários por meio de
tela de bloqueio, matérias na intranet, material impresso e vídeos já
estão sendo elaborados.
Cada parte da implantação do projeto GED
será informada e a CEAGESP conta desde já com a colaboração de todos
para que a adesão e seu desenvolvimento seja um sucesso, afinal, todos
serão beneficiados.
Para maiores informações sobre o Sistema Eletrônico de Informações da Prefeitura de São Paulo clique aqui.
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